📤 Kako vklopite odgovor o odsotnosti v Outlooku
Vsebina članka
Samodejni odgovor o odsotnosti (angl. Out of Office ali OOO) je pripravljeno sporočilo, ki ga Outlook pošlje vsakemu, kdor vam v vaši odsotnosti pošlje e-pošto. Uporabno pred dopustom, na potovanju, službenih obveznostih izven pisarne ali med bolniško.
V tem članku piše, kako vklopite in izklopite samodejni odgovor v klasičnem Outlooku (Outlook za Windows — verzije 2016, 2019, 2021, 2024 in Microsoft 365), kako določite obdobje veljavnosti in kako pripravite ločeno sporočilo za sodelavce in zunanje pošiljatelje.
Vklop v klasičnem Outlooku
- V Outlooku kliknite zavihek Datoteka (zgoraj levo).
- Izberite Samodejni odgovori.
- V oknu, ki se odpre, izberite Pošiljaj samodejne odgovore.
- Če želite, potrdite polje Pošiljaj samo v tem časovnem obsegu in vnesite začetek ter konec odsotnosti. Outlook bo takrat samodejno vklopil in izklopil odgovore — ročno vam ni treba paziti.
- Na zavihku Znotraj moje organizacije vnesite sporočilo za sodelavce (interno).
- Na zavihku Zunaj moje organizacije vnesite sporočilo za stranke in zunanje pošiljatelje. Priporočamo, da odkljukate Samo moji stiki, da avtomatski odgovor ne odide na oglase, glasila in neželeno pošto.
- Kliknite V redu. Samodejni odgovori so aktivni.
Kako izklopite samodejni odgovor
Ko so samodejni odgovori aktivni, se v vrhu Outlooka pod trakom pojavi rumen informacijski trak z besedilom o vklopljeni odsotnosti.
- Kliknite Izklopi na tem traku, ali
- pojdite nazaj v Datoteka → Samodejni odgovori in izberite Ne pošiljaj samodejnih odgovorov.
Če ste vnesli časovni obseg, se odgovori sami izklopijo ob končnem času — ni potrebno dodatno posredovanje.
Primer dobrega sporočila
Za sodelavce (interno)
Pozdravljeni, med {datum} in {datum} sem odsoten in ne bom bral e-pošte redno. Za nujne zadeve pokličite {ime sodelavca} ({telefon} / {e-mail}). Vračam se {datum} in vaše sporočilo bom pregledal takoj po vrnitvi.
Za zunanje pošiljatelje (stranke)
Pozdravljeni, zaradi odsotnosti od {datum} do {datum} vam odgovorim po vrnitvi {datum}. V nujnih zadevah kontaktirajte {ime sodelavca} na {e-mail}. Hvala za razumevanje.
Nasveti
- Sporočilo naj bo kratko, prijazno in konkretno.
- Vedno navedite datum vrnitve — pošiljatelju je to najbolj koristna informacija.
- Za nujne zadeve navedite konkreten kontakt, ne le generični helpdesk.
- Ne pišite »takoj bom odgovoril, ko se vrnem« — realnejša formulacija (»pregledal ob vrnitvi«) je iskrena in ne obljublja nemogočega.
Kaj naredite, če ne vidite gumba »Samodejni odgovori«
Če v meniju Datoteka ne vidite možnosti Samodejni odgovori, imate v Outlooku najverjetneje e-poštni račun POP ali IMAP (na primer Gmail, Yahoo, ali osebni ponudnik e-pošte). Ti računi ne podpirajo funkcije samodejnih odgovorov na strežniški ravni.
Za službeno e-pošto na strežniku Microsoft 365 / Exchange (kar imate v podjetju najverjetneje) je funkcija na voljo in deluje neodvisno od tega, ali je vaš računalnik prižgan.
Dobro pravilo
Samodejni odgovor vklopite preden odidete, ne šele takrat, ko ste že na plaži in vam začnejo prihajati klici »Kje si?«. Časovni obseg z datumi je najvarnejša opcija — Outlook sam vklopi in izklopi, kar pomeni, da ne pozabite ne enega ne drugega.
Če ostanete odsotni dlje kot ste načrtovali, se vam v Outlook mobilni aplikaciji na telefonu samodejni odgovor lahko popravi tudi na poti — brez računalnika.
Vir
Uradna Microsoftova navodila: support.microsoft.com — Nastavitev samodejnih odgovorov o odsotnosti v Outlooku